POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la «Política»), tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas relacionadas, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento, y explica como ESCALAR VEINTE 18 S.A.S (en adelante la «VEINTE 18 SAS»), recolecta, almacena, usa, circula y trata información que usted nos provee a través de distintos medios, así como las finalidades para la cual dicha información personal es empleada.

 

DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE – ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS.

 

ESCALAR VEINTE 18 S.A.S, con Nit. 9 0 1 1 6 3 1 9 6-2 , ubicada en la Cra 9 # 80 – 45 oficina 602 Bogotá D.C. (en adelante, el «Responsable del Tratamiento»). Para efectos de esta Política, el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos es la Gerencia General y podrá ser contactada a través de los siguientes canales de servicio:

 

Dirección: Cra 9 # 80 – 45 oficina 602 Bogotá D.C 

Teléfono: 7423840

Correo electrónico: habeasdata.v18@escalar.com.co

 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD

 

El Responsable del Tratamiento, previa autorización de los titulares de la información (en caso de que esta sea requerida), puede obtener información de personas naturales (empleados, clientes y proveedores, etc.), que podrán optar por brindarnos información personal en conexión con una relación contractual, comercial o de servicios con el Responsable del Tratamiento. Los tipos de datos personales que recolectamos son datos públicos, semi privados, privados, datos financieros, y no serán recolectados datos sensibles o de menores de edad que no sean públicos, a menos que éstos sean requeridos conforme con la normatividad vigente para cumplir con nuestras obligaciones legales y/o exista una autorización de sus padres o representantes legales, en caso de que ésta sea requerida de conformidad con la naturaleza del dato personal.


Los datos personales proporcionados al Responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades, según se establezca en la respectiva autorización: 

 

  • Empleados y socios


Datos que se recolectan: VEINTE 18 SAS recolecta Datos Personales de sus empleados, personas interesadas en ser empleados, socios y personas interesadas en ser socios, será su hoja de vida al momento de aplicar para alguna posición dentro de la compañía, así como aquellos que se generen en virtud o con ocasión de la relación laboral-comercial o de las personas a quienes VEINTE 18 SAS contacta para iniciar un proceso de selección, de acuerdo con la oferta publicada en bolsas de empleo.

 

En dicho sentido, VEINTE 18 SAS podrá recolectar información general y específica de identificación del empleado y su grupo familiar (dentro de esta puede incluirse Datos Personales de Menores de Edad, bajo el entendido que solo recolectan sus Datos Públicos y/o información autorizada por sus padres o representantes legales en beneficio del Menor de Edad), información de ubicación relacionada con la actividad privada, Datos Financieros, datos socioeconómicos, información tributaria, sobre el nivel educativo e historia laboral, datos generales relacionados con la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social, y datos personales de acceso a los sistemas de información de VEINTE 18 SAS.

 

Adicionalmente, VEINTE 18 SAS podrá recolectar Datos Sensibles, esto es, datos biométricos (huellas, fotos e imágenes captadas por las cámaras de seguridad) y aquellos relacionados con la salud de la persona en cuanto al estado de salud de la persona, esto es, órdenes y relación de pruebas complementarias de laboratorio, imagen, endoscópicas, patológicas, estudios, así como aquella información que incluye resultados de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, así como información sobre población vulnerable y en condición de discapacidad.

 

La recolección de Datos Personales distintos a los aquí indicados es viable siempre que la autorización correspondiente haya sido otorgada por parte del empleado o que la información resulte necesaria para cumplir con las obligaciones legales en cabeza de VEINTE 18 SAS

 

Finalidades del Tratamiento: VEINTE 18 SAS utiliza los Datos Personales mencionados anteriormente para (i) realizar gestiones internas administrativas, como por ejemplo capacitaciones, promoción y selección de personal, promoción y gestión del empleo, inspección y control de seguridad social y protección social, relaciones laborales y condiciones de trabajo, gestión fiscal, económica y contable, administración de sistemas de información (incluyendo la gestión de usuarios y claves), desarrollo operativo, envío de comunicaciones; (ii) cumplir con los fines internos de la compañía requeridos por la regulación aplicable, como por ejemplo la inspección y control de seguridad y protección social, el reconocimiento y pago de pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas, el pago de nómina, archivo y retención documental, control de horario, gestión de trabajadores temporales, prevención de riesgos laborales, así como las demás estipuladas en las normas laborales vigentes; (iii) ser transmitida a terceros dentro y/o fuera de la República de Colombia, incluyendo proveedores del área de recursos humanos, como por ejemplo bancos, empresas proveedoras de servicios de salud, así como a terceros con los cuales se contrate algún beneficio para los empleados de VEINTE 18 SAS;  (iv) para transferir los Datos Personales a entidades que la requieran para el cumplimiento de las obligaciones legales de VEINTE 18 SAS, como por ejemplo, Empresas Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Riesgos laborales (ARL), DIAN, entre otras; (v) para el ofrecimiento de productos y servicios propios de VEINTE 18 SAS o de otra empresa del sector de la construcción y/o inmobiliaria, y encuestas de opinión; y (vi) para efectos de monitoreo de seguridad y video vigilancia.

 

En relación con los Datos Sensibles de los empleados, socios y de sus familiares Menores de Edad, éstos serán usados por VEINTE 18 SAS únicamente para el cumplimiento de sus obligaciones laborales legales frente a sus empleados, como es el reconocimiento y pago de incapacidades médicas, beneficios para los Menores de Edad como por ejemplo para temas de recreación, entre otros.

 

En todo caso, los Datos Personales que se recolectan de candidatos o personas a las que se contacta a través de bolsas de empleo, se utilizan única y exclusivamente para efectos de ser analizados dentro del proceso de selección adelantado por VEINTE 18 SAS.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para darle un tratamiento distinto al aquí indicado a los Datos Personales de empleados.

 

Transmisión y/o Transferencia: VEINTE 18 SAS podrá transmitir los Datos Personales de sus empleados a Bancos y entidades financieras a través de las cuales VEINTE 18 SAS realiza el pago de nómina, así como a los terceros proveedores a los cuales sea necesario compartir información personal de los empleados para efectos de obtener beneficios para éstos últimos. De igual forma, podrá transmitir la información personal de sus empleados a terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia, para que realicen cualquier tratamiento de la información que se encuentre expresamente contenido en la autorización.

 

En relación con la Transferencia de Datos Personales de sus empleados, VEINTE 18 SAS entrega esta información a Empresas Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Riesgos laborales (ARL), DIAN, SENA y demás entidades a las cuales VEINTE 18 SAS tiene que realizar aportes, solicitar el reconocimiento de incapacidades, y/o enviar información periódica para cumplir con sus obligaciones legales. Toda transferencia se hace en cumplimiento de obligaciones legales.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para transferir Datos Personales de empleados para fines distintos a aquéllos relacionados con el cumplimiento de obligaciones legales.

 

  • Proveedores

 

Datos que se recolectan: VEINTE 18 SAS podrá recolectar Datos Personales suministrados por sus proveedores esto es, información general de identificación de la persona, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, Datos Financieros e información tributaria, datos relacionados con la actividad económica de la persona, así como datos relacionados con la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social, entre otros. 

 

Los proveedores de VEINTE 18 SAS son principalmente personas jurídicas respecto de las cuales no se predica el derecho al Habeas Data. No obstante, lo anterior dentro de la información recolectada se pueden encontrar eventualmente Datos Personales de funcionarios de los proveedores, a los que si los cobija el derecho al Habeas Data. 

 

VEINTE 18 SAS no recolecta Datos Sensibles ni de Menores de Edad de sus proveedores o de los funcionarios de éstos. La recolección de Datos Personales distintos a los aquí indicados es viable siempre que la autorización correspondiente haya sido otorgada o sea requerido por alguna autoridad.

 

Finalidades del Tratamiento: VEINTE 18 SAS podrá utilizar los Datos Personales de sus proveedores para (i) realizar gestiones internas administrativas, como por ejemplo  la gestión de cobros y pagos, facturación, económica y contable, fiscal, histórico de relaciones comerciales, desarrollo operativo, inspección y control de seguridad y protección; (ii) realizar estudios o investigaciones comerciales o estadísticas, ofrecer productos o servicios de VEINTE 18 SAS o de terceros; (iii) iniciar cobros prejudiciales o judiciales; (iv) que la información sea transferida a entidades legales que la requieran en virtud de un mandato legal o a terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia para que traten la misma directamente, para cualquiera de las finalidades aquí previstas, como por ejemplo clientes de VEINTE 18 SAS para fines de contacto, así como para ser transmitida a personas y/o entidades dentro y/o fuera de la República de Colombia para cualquiera de las finalidades previstas en la autorización; (v) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza; (vi) que los Datos Financieros sean consultados, suministrados, reportados, procesados o divulgados; y (vii) para cumplir con sus obligaciones legales, incluyendo, pero no limitado a, aquellas relacionadas con SARLAFT y prevención de las conductas de soborno trasnacional, y retención documental requerida por las normas legales vigentes.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para darle un tratamiento distinto al aquí indicado a los Datos Personales.

 

Transmisión y/o Transferencia: VEINTE 18 SAS transfiere los Datos Personales de sus proveedores a las entidades públicas que la requieran en virtud de mandatos legales, incluyendo, pero no limitado a, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- SENA y/o FIC, para efectos de reportes de información requeridos por dicha entidad. 

 

Por su parte, podrá realizar transmisión de estos a terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines previstos en la autorización, como, por ejemplo, clientes de VEINTE 18 SAS para fines de contacto, Bancos y entidades financieras para efectos de la realización de pagos, proveedores de gestión documental, entre otros.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para transferir Datos Personales.


  • Clientes y posibles clientes


Datos que se recolectan: VEINTE 18 SAS podrá recolectar Datos Personales suministrados por sus clientes y personas interesadas en ser clientes, esto es, información específica y general de identificación, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional y privada de las personas, Datos Financieros, información socioeconómica, tributaria, patrimonial y datos relacionados con la actividad económica de las personas.

 

En algunos casos, VEINTE 18 SAS podrá recolectar Datos Personales de sus clientes que sean Menores de Edad, eventos en los que la recolección y el Tratamiento de dicha información deberá ser previa y expresamente autorizada por sus padres o representantes legales. Así mismo, en algunos casos VEINTE 18 SAS podrá tener acceso a Datos Sensibles en relación con sus clientes, esto es información sobre población vulnerable.

 

La recolección de Datos Personales distintos a los aquí indicados es viable siempre que la autorización correspondiente haya sido otorgada por parte del Titular o sea requerido por alguna autoridad.

 

Finalidades del Tratamiento: Según lo previsto en la respectiva autorización, VEINTE 18 SAS podrá utilizar los Datos Personales de sus clientes para (i) realizar gestiones de la operación de la compañía, tales como atención de PQR’s, estadísticas internas, gestiones administrativas, gestión de clientes, gestión de cobros y pagos, facturación, gestión económica y contable, histórico de relaciones comerciales, análisis de perfiles y envío de comunicaciones, publicidad y ofrecimiento de sus productos y/o de los de terceros del sector de la construcción y/o inmobiliarios, análisis de perfiles, fidelización de clientes, prospección comercial; (ii) iniciar cobros prejudiciales o judiciales; (iii) que la información sea transmitida a entidades ubicadas dentro y/o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines previstos en la autorización, incluyendo, pero no limitado a, bancos y entidades financieras para efectos del ofrecimiento por parte de éstas últimas de facilidades de pago, así como contratistas y proveedores de VEINTE 18 SAS para gestionar modificaciones a los productos de ésta; (iv) para transferir la información personal a entidades fiduciarias, notarias públicas, la copropiedad de los inmuebles que sean construidos por VEINTE 18 SAS, y empresas de construcción y/o inmobiliarias, o que realicen actividades similares o relacionadas, ubicadas dentro y/o fuera de la República de Colombia, para que usen la información para cualquiera de los fines previstos en la respectiva autorización; (v) que los Datos Financieros sean consultados, suministrados, reportados, procesados o divulgados; (vi) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza; (vii) como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas; (viii) para cumplir con sus obligaciones legales, incluyendo, pero no limitado a, aquellas relacionadas con SARLAFT, prevención de las conductas de soborno trasnacional, garantía post-venta y retención documental requerida por las normas legales vigentes; y (ix) para efectos de monitoreo de seguridad y video vigilancia.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para darle un tratamiento distinto al aquí indicado a los Datos Personales de clientes.

 

Transmisión y/o Transferencia: Previa autorización y solicitud del Titular, VEINTE 18 SAS transfiere los Datos Personales de sus clientes a notarías públicas (realización de trámites notariales), fiduciarias (otorgamiento de facilidades de pago), la copropiedad de los inmuebles construidos, y empresas del sector de la construcción y/o inmobiliarias ubicadas dentro y/o fuera de la República de Colombia, para efectos del ofrecimiento de los productos y/o servicios de éstas últimas, entre otros, así como a entidades legales que la requieran en virtud de un mandato legal, como por ejemplo la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN. 

 

Por su parte, podrá realizar transmisión de estos a terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines previstos en la autorización.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para transferir Datos Personales de clientes sin que existe mandato legal para el efecto.

 

  • Seguridad industrial 

     

Datos que se recolectan: VEINTE 18 SAS recolecta Datos Personales de sus empleados y proveedores, suministrada en el contrato laboral o de servicios, referente a información general y específica de identificación del empleado o proveedor, información

 

de ubicación relacionada con la actividad privada, información relacionada con la actividad económica de la persona, datos generales relacionados con la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social, y datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios. 

 

Igualmente y para efectos de esta Base de Datos, VEINTE 18 SAS recolecta Datos Sensibles, esto es información biométrica, datos aquellos relacionados con la salud de la persona en cuanto al estado de salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias de laboratorio, imagen, endoscópicas, patológicas, estudios, así como aquella información que incluye resultados de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, así como información sobre población vulnerable y en condición de discapacidad. Esta Base de Datos no incluye información personal de Menores de Edad.

 

La recolección de Datos Personales distintos a los aquí indicados es viable siempre que la autorización correspondiente haya sido otorgada por parte del empleado o sea requerido por alguna autoridad.

 

Finalidades del Tratamiento: VEINTE 18 SAS utiliza los Datos Personales mencionados anteriormente para efectos de monitoreo de seguridad y llevar a cabo la inspección y control de seguridad y protección sociales.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para darle un tratamiento distinto al aquí indicado a los Datos Personales de empleados.

 

Transmisión y/o Transferencia: VEINTE 18 SAS transmite la información contenida en la Base de Datos de Seguridad Industrial a algunos de sus proveedores con quienes contrata la realización de ciertas gestiones en cuanto al manejo de seguridad industrial. En todo caso, VEINTE 18 SAS se encuentra facultada para transmitir los Datos Personales a terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia, para que realicen cualquier tratamiento de la información que se encuentre expresamente contenido en la autorización.

 

Ninguna persona dentro de VEINTE 18 SAS está autorizada para transferir Datos Personales de empleados para fines distintos a aquéllos relacionados con el cumplimiento de obligaciones legales.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

 

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente al Responsable del Tratamiento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;

  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada;

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;

 

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento;
  2. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y
  3. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA.

 

Los titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización y solicitar la supresión del dato mediante el envío de una comunicación a la dirección y al área indicada en la presente Política. Esta comunicación deberá contener como mínimo lo siguiente:

 

  1. 1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
  2. 2. Los documentos que acrediten la identidad, parentesco en caso de ser tercera persona o la representación de su representado.
  3. 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. 4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

    Una vez recibida la comunicación por parte del Responsable del Tratamiento, se procederá a dar respuesta dentro de los términos establecidos en la regulación aplicable.

 

Recuerde que nuestros canales de atención donde puede ejercer sus derechos son:

 

Dirección: Cra 9 # 80 – 45 oficina 602 Bogotá D.C 

Teléfono: 7423840

Correo electrónico: habeasdata.v18@escalar.com.co

 

MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA 

 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico enviado a las direcciones de contacto registradas en VEINTE 18 SAS

 

VIGENCIA DE LA POLÍTICA 

 

Las presentes políticas rigen a partir del día 09 de marzo de 2023, fecha en la cual han sido aprobadas y publicadas en las oficinas de la sociedad, con numero de acta 6.